Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt Yükümlülüğünde Gelişmeler

Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt Yükümlülüğünde Gelişmeler

Veri sorumlularının, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği (“Yönetmelik”) uyarınca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (“VERBİS”) kaydolmaları gerekmektedir.

Kayıt yükümlülüğüne ilişkin süreler, özel sektör açısından (i) yurtdışında yerleşik veri sorumluları, (ii) yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25.000.000 TL’den çok olan veri sorumluları ve (iii) ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları için 31.12.2021 tarihi itibariyle sona ermiştir. Bu tarihe kadar kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen ilgili veri sorumluları hakkında idari para cezaları verilmektedir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) Türkiye’de yerleşik veri sorumlularını Sosyal Güvenlik Kurumu ve vergi dairelerine yaptıkları bildirimler ışığında aktif olarak takip etmekte ve eşikleri geçen veri sorumlularına kayıt yükümlülüklerini yerine getirmemeleri halinde uyarı vermeksizin idari para cezası vermektedir. Kurul aynı zamanda yurtdışında yerleşik olan ve Türkiye’de mukim kişilerin verilerini işleyen veri sorumlulularını da araştırmakta ve bu veri sorumlularına da ceza vermektedir.

Geç kayıt durumunda da idari para cezası riski bulunsa dahi koşulları sağlayan, ancak henüz kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen tüm veri sorumlularının da en kısa süre içerisinde VERBİS’e kaydolması önerilmektedir.

Kayıt Yükümlülüğünüz Yeni Başlamış/Başlayacak Olabilir

31.12.2021 tarihinden önce koşulları sağlamayan veri sorumluları da 31.12.2021 tarihinden sonra kayıt yükümlüsü haline gelmiş ya da gelecek olabilir.

Türkiye’de yerleşik tüm gerçek ve tüzel kişilerin 2021 ve 2022 yıllarında kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerini ve yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tabloları kontrol etmelerini öneririz. Bu beyannameler kapsamında kamu kurumlarına verilen bilgiler uyarınca;

1. Tamamlanmış bir yıl içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde bildirilen çalışan sayısı 50’den çok ise kayıt yükümlülüğü başlamış olacaktır. Yıllık çalışan sayısı bu kritere göre hesaplanacaktır. İlgili 7 ayın ardışık aylar olması da zorunlu değildir. Aynı yıl içerisindeki herhangi 7 veya daha fazla ayda 50’den fazla çalışan bildiren tüm gerçek ve tüzel kişilerin kaydolması gerekmektedir.

2. Tamamlanmış bir yıla ilişkin beyanname ekinde sunulan/sunulacak bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümünde yer alan değerin 25.000.000.- TL’den yüksek olması halinde kayıt yükümlülüğü başlamış olacaktır.

VERBİS kayıt yükümlülüğünün Türkiye’de yerleşik veri sorumluları açısından başlaması için 2 koşuldan birinin gerçekleşmiş olması yeterlidir. Bu koşulların sağlanıp sağlanmadığının takip eden yıllarda da veri sorumluları tarafından kontrol edilmesi gerekmektedir.

Kayıt yükümlülüğü altında bulunmayan, sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları, yükümlülük altına girmelerini takip eden 30 gün içerisinde VERBİS’e kaydolmalıdır.

VERBİS Kaydı için Neler Yapılmalıdır?

VERBİS kaydı için özetle ve öncelikle aşağıdakilerin yapılması gerekmektedir:

• Veri işleme amacı, veri kategorisi, veri alıcıları, veri işlemek için gerekli olan maksimum süreyi, yurtdışına aktarılacak verileri ve veri koruması için alınacak güvenlik önlemlerini içerecek şekilde açık, güncel ve doğru bir veri envanteri hazırlanmalıdır.

• Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları, Türkiye’de yerleşik bir veri sorumlu temsilcisi atamalıdır. Yurtdışında yerleşik müvekkillerimiz açısından veri sorumlusu temsilciliği hizmetlerimiz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

• Türkiye’de yerleşik veri sorumluları ve veri sorumlusu temsilcileri, VERBİS kayıtlarını tamamlamak üzere gerçek kişi bir irtibat kişisi belirlemelidir. Bu kişi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ve Türkiye’de mukim olmalıdır. Bir gerçek kişi, yurtiçinde yerleşik birden fazla veri sorumlusu bakımından irtibat kişisi olamamaktadır. Bu sınırlama yurtdışında yerleşik veri sorumluları bakımından uygulanmaz.

Envanterlerin ve VERBİS Formlarının Güncel Tutulması

Mevcut durumda tüm veri sorumlularının kişisel veri işleme envanterlerini güncel tutması ve VERBİS kaydını bir önceki son tarih öncesinde tamamlamış bulunan veri sorumlularının ayrıca VERBİS’e sunulan bilgileri envanterlerinde yapacağı güncellemeler çerçevesinde yeniden değerlendirmesi gerekmektedir.

Envanter ve VERBİS’e sunulan bilgilerin güncel tutulması çok önemli olup her yeni veri işleme süreci şirket envanterine yansıtılmalı ve VERBİS’e daha önce kayıt yapılmışsa VERBİS’te güncellenmelidir. Yeni veri işleme sürelerinin kaydı da ilgili veri işleme sürecinin başlamasından sonraki 30 gün içerisinde tamamlanmalıdır.

Yaptırımların Artması Söz Konusu

VERBİS kayıt yükümlülüğü altında olduğu halde bu yükümlülüğünü yerine getirmeyen ve güncel bir veri işleme sürecini VERBİS’e yansıtmayan veri sorumluları hakkında 2022 yılı için 53.572 ila 2.678.863 TL arasında bir idari para cezası uygulanabilir. Yeniden değerleme oranının 2022 yılı için %122,93 olarak belirlenmesi sebebiyle idari para cezaları 2023 yılında bu oranda artış gösterecek ve minimum 65.856 ila 3.293.126 TL arasında olacaktır.

Kurul’un verilecek ceza miktarlarını belirlemek adına kullandığı algoritma sonucunda yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularının mali bilanço aktif toplamları ne kadar fazla ise ceza da üst sınıra o kadar yaklaşabilecektir.

Öneriler

Yurtdışında yerleşik olan ve Türkiye’de mukim kişilerin kişisel verilerini işleyen tüm veri sorumlularının ve Türkiye’de olup da çalışan sayısı ve mali bilanço toplamı eşiklerini geçen tüm veri sorumlularının VERBİS’e kayıt olmak için en kısa süre içerisinde aksiyon almalarını öneriyoruz. Özellikle yabancı veri sorumluları bakımından eşiklerin geçerli olmadığını ve bu veri sorumlularının çalışan sayısı ve bilanço toplamlarından bağımsız olarak bu yükümlülüğe tabi olduğunu vurgulamak isteriz.

Herhangi bir sorunuz ya da desteğe ihtiyacınız olması durumunda, bize her zaman ulaşabilirsiniz.

Yasemen Öner’e katkılarından dolayı teşekkür ederiz.

----- 

Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik

Begüm Yavuzdoğan Okumuş ve Yalçın Umut Talay

Paylaş: